Obsługa techniczna imprez.

Agenci do spraw kształtowania imprezy czyli ekipa techniczna od zadań specjalnych.
Nawet niewielkie przedsięwzięcie musi być dopięte na ostatni guzik. Zaprojektowanie wydarzenia, a także zadbanie o wymogi techniczne wcale nie jest prostym zadaniem. Zaplecze sprzętowe to przede wszystkim nagłośnienie, oświetlenie, scena i wiele innych aspektów związanych z wyglądem całego eventu. Nie zawsze koordynacja wydarzenia będzie możliwa do zrealizowania samodzielnie. W zależności od wielkości przedsięwzięcia, może być potrzebne duże zaplecze sprzętowe oraz firma, która je zapewni.

zdjęcie - Obsługa techniczna imprez.

Obsługa techniczna imprez - dobry organizator

Organizatorzy są odpowiedzialni za szereg spraw związanych z programem imprez jak i ich organizacją oraz zapewnieniem bezpieczeństwa ich uczestnikom. Od pomysłu do jego realizacji może się wiele wydarzyć, także tych nieprzyjemnych rzeczy. Zapobiegnięcie nieprzewidzianym wydarzeniom i przypadkom, które mogą zaważyć na odbiorze imprezy przez zaproszonych gości jest niezwykle trudne, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z ogromnym przedsięwzięciem angażującym wiele zasobów ludzkich oraz sprzętowych.

Obsługa techniczna imprez - gdzie?

Każdą imprezę można sklasyfikować na kilka sposobów. Podstawowym jest miejsce realizacji. Jedna możliwość to wydarzenie plenerowe, a zatem park, miejskie tereny zielone czy boisko, druga oznacza wybór pomieszczenia zamkniętego np. klub, sala sportowa. Naturalnym jest, że niektóre imprezy przewidziane są na czas dłuższy niż jeden dzień, czasem odbywają się cyklicznie i są powiązane z pewną tradycją lub też zupełnie bez związku z poprzednimi – okazjonalnie. Prócz miejsca i czasu trwania eventy dzielą się na masowe oraz kameralne, dla określonej niewielkiej liczby odbiorców. I tak, kryterium charakteru uczestnictwa może wydzielić dwa rodzaje wydarzeń. Pierwszy będzie odnosił się do imprez otwartych, a więc przeznaczonych dla wszystkich potencjalnych uczestników, drugi zaś do zamkniętych, które zostały zorganizowane dla gości należących do konkretnej grupy np. członków klubu czy uczniów.

Obsługa techniczna imprez - od czego zacząć?

Od czego zacząć organizację imprezy? Podstawowe kwestie to określenie celu eventu, jego terminu i miejsca, a także programu czyli scenariusza przebiegu imprezy – od jej otwarcia do zamknięcia. Organizacja przedsięwzięcia oznacza zadbanie o bezpieczeństwo, a więc stworzenie regulaminu imprezy, organizację sanitariatów, zaopatrzenie w sprzęt pierwszej pomocy czy odpowiednie, czytelne i widoczne oznakowanie dróg ewakuacyjnych oraz uzyskanie wszystkich wymaganych prawem pozwoleń. To także kwestia odpowiedniej reklamy i promocji, dekoracji miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie oraz sprawy organizacyjne jak obsługa techniczna imprez.

Profesjonaliści od obsługi technicznej.

Warto powierzyć techniczną stronę obsługi imprezy profesjonalistom, którzy zadbają o realizację wydarzenia z należytą starannością i dzięki posiadanemu doświadczeniu zapewnią niezawodność. Przede wszystkim przeanalizują strategię realizacji, przygotują potrzebną dokumentację oraz scenariusz imprezy. Również wybór atrakcyjnej lokalizacji i zdobycie pozwoleń nie będzie dla nich problemem, przez co zdecydowanie ułatwią zadanie organizatorom. Choć głównym zadaniem zespołu wspierającego organizację przedsięwzięcia jest zapewnienie pełnego wsparcia logistycznego oraz technicznego, to nie wszystko, co może zaoferować. Za wynajęciem firmy zajmującej się obsługą eventów przemawia również ich elastyczność w wielu równie ważnych kwestiach jak: przygotowywanie materiałów promocyjnych czy przeprowadzenie relacji fotograficznej i video. W razie potrzeby zespół specjalistów może postarać się o występy znanych artystów, a także zapewnić opiekę konferansjerów. Ponadto, firma zajmująca się profesjonalną organizacją imprez, może służyć pomocą w kwestii doradztwa w doborze rozwiązań technologicznych, produkcyjnych i merytorycznych, a także kreatywnością w proponowanych pomysłach na event.

Co wchodzi w skład obsługi technicznej imprez i eventów?

Obsługa techniczna wydarzeń obejmuje między innymi: sceny, zadaszenie, oświetlenie, nagłośnienie, zaplecze sprzętowe jak agregaty prądotwórcze, stoły, ogrodzenia, płotki zaporowe, hale namiotowe, stoiska handlowe i gastronomiczne, urządzenia rozrywkowo-rekreacyjne, a także ochronę. Oprócz zapewnienia właściwego miejsca na organizację eventu, trzeba również zaangażować ekipę oświetleniową oraz cateringową. Organizacja dodatkowych atrakcji, akcja promocyjna oraz zaproszenie gości to również czynności, od których zależy realizacja udanego projektu. Jak ważne są techniczne aspekty imprez może świadczyć ich późniejszy odbiór przez gości.

Oświetlenie na imprezę.

Jednym z najważniejszych punktów na liście priorytetów realizacyjnych jest oświetlenie sceniczne. Dzięki niemu można budować napięcie u widzów spektakli i koncertów. Może być jedynie tłem dla wydarzeń prezentowanych na scenie, ale równie dobrze grać główną rolę w przedstawieniu treści lub być częścią specjalnie stworzonych na tę okazję dekoracji. Oświetlenie może stworzyć wyjątkową atmosferę, oddziaływać na emocje i podkreślić efekty specjalne eventów: skupić uwagę na jednym oświetlonym punkcie lub akcentować elegancki charakter wydarzenia.

Co jest jeszcze potrzebne żeby zorganizować dobrą imprezę masową?

Oprócz oświetlenia, równie ważnym elementem, który powinien działać bez zarzutu, jest nagłośnienie. Tylko sprzęt wysokiej klasy jest w stanie dostosować efekty dźwiękowe do panujących w danej lokalizacji warunków otoczenia oraz zapewnić słyszalność transmisji. Często podczas różnego rodzaju konferencji i gal wykorzystywane są projektory i monitory plazmowe, które służą wizualizacji treści. Telebimy i ściany wizyjne to świetny pomysł na zapewnienie zaawansowanej technicznie oprawy wizualnej, która z powodzeniem może służyć na koncertach, różnego rodzaju prezentacjach oraz premierach nowych produktów. Piecza sprawowana nad oświetleniem i nagłośnieniem to niewiele, jeśli zabraknie prądu. Duże wydarzenie wymagające sporej ilości energii elektrycznej może obciążyć miejską sieć energetyczną do tego stopnia, że doprowadzi do spięcia. Trudno sobie wyobrazić sytuację, w której nagle światła gasną, a skonsternowani goście pytają, co się stało. Aby zapobiec czarnemu scenariuszowi należy odpowiednio wcześnie zaopatrzyć się w agregaty prądotwórcze. Co ważne, nie należy również zapominać o wykonaniu scenografii, która będzie odpowiadała charakterowi organizowanego wydarzenia. Cała zabudowa, montaż konstrukcji oraz aranżacja sceny i dekoracje pozwolą na przybranie oczekiwanego kształtu przez przygotowywane wydarzenie.

Wiedza specjalistów od obsługi technicznej imprez

Nie wszyscy zdają sobie sprawę z ogromu przygotowań, jakie poprzedzają realizację wielkiego wydarzenia. Wyjątkowy efekt końcowy jest możliwy do osiągnięcia tylko dzięki ciężkiej pracy specjalistów, która czasem może trwać nawet wiele miesięcy. Dlatego tak ważną pozostaje kwestia powierzenia technicznej obsługi fachowcom realizującym oświetlenie, nagłośnienie, multimedia i konstrukcje sceny. Dzięki takiemu rozkładowi zadań i zapewnieniu imprezie zarówno zaplecza technicznego jak i ochrony, organizacja eventu stanie się łatwiejsza, a organizatorzy mogą skupić się na pozostałych ważnych kwestiach jak część widowiskowa, zaplecze restauracyjne czy znalezienie patronów medialnych.

Zapraszamy do zapoznania się z kompleksową ofertą naszych zaawansowanych technologii wizyjnych.

W ofercie VES między innymi:

Obsługa techniczna konferencji

obsługa techniczna konferencji Organizując konferencje i kongresy należy pamiętać o sprawdzonym i doświadczonym partnerze technicznym... »

Widowiska multimedialne

widowiska multimedialne VES jest jedną z nielicznych firm, która zapewnia kompleksową obsługę imprez, począwszy od pomysłu... »

Pokazy multimedialne

pokazy multimedialne Mapping 3D to nowoczesna technologia, która opiera się na prezentacji obrazu, grafik czy też materiału video... »

Kolejne artykuły

Systemy holograficzne
Współcześni organizatorzy eventów starają się przede wszystkim o to, aby organizowane przez nich imprezy były wyjątkowe i niepowtarzalne, czyli posiadały tak zwany efekt ''wow''.
Multimedialna obsługa eventów
Multimedialna obsługa eventów to usługa ciesząca się dość dużą popularności. Multimedia wszelkiego rodzaju bardzo często wykorzystywane są między innymi przy organizowaniu imprez formowych, imprez na których rozdawane są...
Obsługa techniczna konferencji
Konferencje przede wszystkim organizowane są po to, aby wszyscy jej uczestnicy mieli możliwość znacznego pogłębienia swojej wiedzy i zdobywania nowych umiejętności.
Obsługa techniczna imprez firnowych i eventów
Na imprezach firmowych czy eventowych, choć wiele osób nawet nie jest świadomym tegoż faktu, odgrywa odpowiednie zestawienie ze sobą dźwięku oraz światła. Idealne połączenie może dać naprawdę fantastyczne doznania w czasie całej zabawy.
Obsługa techniczna wydarzeń
Obsługa techniczna wszelkiego rodzaju wydarzeń czy to artystycznych, kulturalnych czy jakichkolwiek innych zawsze stanowi ogromne wyzwanie dla wszystkich tych, osób, które za taką organizację ponoszą odpowiedzialność.